KVA bei der Versicherung einreichen: Ablauf und Anschreiben

Der Kostenvoranschlag liegt als PDF vor, und jetzt? Damit die Versicherung zügig entscheidet, braucht sie neben dem KVA eine Schadennummer, eine klare Schilderung und ein paar Anlagen. Hier steht der Ablauf in der Reihenfolge, in der Sie ihn abarbeiten, mit einem Anschreiben zum Kopieren und den Fristen, die das Versicherungsvertragsgesetz vorgibt.

Schritt 1: Schaden melden und Schadennummer holen

Bevor Sie Unterlagen schicken, muss der Schaden gemeldet sein. Nach § 30 VVG haben Sie den Versicherungsfall unverzüglich anzuzeigen, sobald Sie davon wissen. Die meisten Versicherer bieten dafür ein Online-Formular oder die App an, telefonisch geht es auch. Am Ende bekommen Sie eine Schadennummer. Diese Nummer gehört auf jedes weitere Schreiben und in den Betreff jeder Mail, sonst landen Ihre Unterlagen im falschen Stapel.

Bei einem Haftpflichtschaden, den jemand anderes verursacht hat, meldet der Verursacher den Schaden bei seiner Versicherung. Lassen Sie sich von ihm Namen des Versicherers und Schadennummer geben. Den Kostenvoranschlag reichen Sie dann direkt bei seiner Versicherung ein.

Schritt 2: Unterlagen zusammenstellen

Die Versicherung darf nach § 31 VVG jede Auskunft verlangen, die sie zur Feststellung des Schadens und ihrer Leistungspflicht braucht. In der Praxis sind das meist diese Anlagen:

Welche Nachweise welche Versicherungsart typischerweise verlangt, zeigt der Ratgeber Welches Dokument braucht meine Versicherung?

Schritt 3: Der richtige Weg

Kundenportal oder App: Der schnellste Weg, wenn Ihr Versicherer einen Upload für laufende Schäden anbietet. Laden Sie jede Unterlage einzeln hoch und benennen Sie die Dateien verständlich, zum Beispiel Schaden-123456_Kostenvoranschlag.pdf.

E-Mail: An die Schadenadresse aus der Eingangsbestätigung, nicht an eine allgemeine Kontaktadresse. Schadennummer in den Betreff, PDFs als Anhang, keine Links zu Cloud-Speichern.

Post: Nur wenn nichts anderes möglich ist. Kopien schicken, Originale behalten.

Egal welcher Weg: Notieren Sie Datum und Uhrzeit der Einreichung und heben Sie die Bestätigung auf.

Muster-Anschreiben zum Kopieren

Möchten Sie das Gerät nicht reparieren lassen und stattdessen den Betrag ausgezahlt bekommen, schreiben Sie das ausdrücklich dazu. Ob und in welcher Höhe das möglich ist, erklärt der Ratgeber Auszahlung statt Reparatur.

Schritt 4: Wie lange darf die Versicherung prüfen?

Geld ist nach § 14 Abs. 1 VVG fällig, sobald die Versicherung die nötigen Erhebungen zum Schaden und zur Höhe abgeschlossen hat. Eine feste Frist in Tagen nennt das Gesetz nicht. Dauert die Prüfung aber länger als einen Monat seit der Schadenmeldung, können Sie nach § 14 Abs. 2 VVG eine Abschlagszahlung in Höhe des Betrags verlangen, den die Versicherung voraussichtlich mindestens zahlen muss. Ein freundliches Erinnerungsschreiben mit Hinweis auf diese Vorschrift bringt stockende Fälle oft in Bewegung.

Wenn die Versicherung weniger zahlt

Zahlt die Versicherung weniger als im Kostenvoranschlag steht, fragen Sie zuerst schriftlich nach der Begründung. Häufige Gründe sind ein Abzug für das Alter des Geräts, eine Selbstbeteiligung oder die Annahme, dass die Reparatur teurer wäre als der Zeitwert. Im letzten Fall hilft ein belegter Zeitwert, siehe Zeitwert zu niedrig angesetzt. Lehnt die Versicherung den KVA aus formalen Gründen ab, finden Sie die üblichen Lösungen im Ratgeber Versicherung lehnt den Kostenvoranschlag ab.

Streiten Sie mit Ihrer eigenen Versicherung, können Sie sich kostenlos an den Versicherungsombudsmann wenden. Bis zu einem Beschwerdewert von 10.000 Euro ist seine Entscheidung für den Versicherer verbindlich. Für Ansprüche gegen die Haftpflicht eines anderen ist er nicht zuständig, weil Sie dort nicht Vertragspartner sind.

Häufige Fehler beim Einreichen

• Schadennummer fehlt oder ist falsch abgeschrieben.
• Der KVA wird als Foto vom Bildschirm geschickt statt als PDF.
• Der Hergang wird in der Mail anders geschildert als in der Schadenmeldung.
• Das defekte Gerät wird vor der Regulierung entsorgt; manche Versicherer wollen es sehen oder zugeschickt bekommen.
• Bei einem Haftpflichtschaden fehlt der Wertnachweis, obwohl die Reparatur fast so teuer ist wie ein vergleichbares Gebrauchtgerät.

Noch kein Kostenvoranschlag?

Wenn die Versicherung einen Kostenvoranschlag verlangt und Sie noch keinen haben, bekommen Sie ihn bei uns online: Gerät, Modell und Schaden eintragen, bezahlen, PDF per Mail erhalten. Basis 25 Euro innerhalb von 48 Stunden an Werktagen, Sofort 35 Euro meist nach wenigen Minuten. Verlangt die Versicherung zusätzlich den Zeitwert, gibt es beides im Paket für 49 Euro. Das Anschreiben oben können Sie dann direkt verwenden.

Quellen

• § 14 VVG, § 30 VVG, § 31 VVG
• Versicherungsombudsmann: Das Schlichtungsverfahren

Häufige Fragen