Was muss in einem Kostenvoranschlag stehen?

Ein Kostenvoranschlag (KVA) für die Versicherung ist nicht einfach ein „Preisangebot". Er ist ein schriftliches, formal vollständiges Dokument, das im Streitfall sogar gerichtsverwertbar sein muss. Damit Ihre Versicherung den KVA beim ersten Mal akzeptiert, müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten sein. Diese Übersicht zeigt jede einzelne davon, und am Ende sehen Sie ein komplettes Muster, wie wir bei Kostenvoranschlag-Sofort.de die KVAs für unsere Kunden ausstellen.

Die 9 Pflichtangaben eines KVA

1. Eindeutige Identifikation des Ausstellers

Der KVA muss klar erkennen lassen, wer ihn ausgestellt hat, mit vollständigem Firmennamen, Anschrift, USt-IdNr. und (sehr empfohlen) einer Zertifizierung oder Innungsmitgliedschaft. Versicherungen akzeptieren keine handschriftlichen Privatangebote.

2. Auftraggeber / Geschädigter

Vollständiger Name und Anschrift des Versicherungsnehmers. Bei Hausrat- und Haftpflichtversicherungen zusätzlich die Vertrags- bzw. Schadensnummer, soweit bekannt.

3. Versicherung und Verwendungszweck

Eindeutig benannt: für welche Versicherung ist dieser KVA gedacht? Wertgarantie? Allianz Hausrat? Gegnerische Haftpflicht? Diese Angabe ist wichtig, weil unterschiedliche Versicherer leicht unterschiedliche Anforderungen haben.

4. Geräteidentifikation

Hier muss alles drin stehen, was die Versicherung braucht, um das versicherte Gerät zweifelsfrei zu identifizieren:

• Hersteller (z. B. Apple, Samsung, Bosch)
• Modellbezeichnung (z. B. „iPhone 14 Pro 256 GB Space Black")
• Modellnummer (wenn bekannt, z. B. „A2890") oder Typenbezeichnung
• Seriennummer oder IMEI (bei Smartphones)
• Bei größeren Geräten: F-Nummer / Typenschild-Foto

5. Detailliertes Schadensbild

Hier muss der Schaden technisch nachvollziehbar beschrieben sein, nicht emotional. Statt „Handy ist ganz kaputt" steht im KVA: „Wasserschaden nach Sturz in Süßwasser. Display zeigt keine Bildausgabe, Touchsteuerung reagiert nicht. Lade-Indikator bleibt aus bei Anschluss eines geprüften Ladegeräts. Korrosionsspuren am Lightning-Port und im SIM-Slot sichtbar. Vermutete Defekte: Display-Modul, Akku, Ladelogik, möglicherweise Logic Board."

6. Reparaturkostenaufstellung

Detailliert nach Position aufgeschlüsselt:

• Jedes Ersatzteil einzeln mit Preis (Originalteil oder gleichwertig)
• Arbeitszeit mit Stundensatz und geschätzter Dauer
• Eventuell Versand-/Anfahrtskosten (wenn relevant)
• Zwischensumme netto
• MwSt. (19 %) separat ausgewiesen
• Bruttosumme

Wichtig: Die Netto-Summe muss separat erkennbar sein, bei Haftpflichtschäden und fiktiver Abrechnung wird nur der Nettobetrag erstattet.

7. Wiederbeschaffungswert (Zeitwert)

Was kostet ein vergleichbares Gerät heute am Markt? Bei Smartphones, Laptops und TVs unter 5 Jahren ist der Wiederbeschaffungswert oft deutlich niedriger als der Neupreis. Wir orientieren uns an aktuellen Marktdaten (idealo, refurbed, eBay-Refurbished) für vergleichbare Geräte im normalen Gebrauchtzustand.

8. Wirtschaftlicher Totalschaden (wenn einschlägig)

Wenn die Reparaturkosten den Wiederbeschaffungswert übersteigen, liegt wirtschaftlicher Totalschaden vor. Das muss im KVA explizit festgestellt sein, mit Differenzbetrag. Bei wirtschaftlichem Totalschaden zahlen Versicherungen typischerweise den Wiederbeschaffungswert aus, anstatt eine Reparatur zu finanzieren.

9. Datum, Stempel, Unterschrift

Der KVA muss ein Ausstellungsdatum tragen (nicht älter als 14 Tage zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Versicherung), einen Stempel des ausstellenden Betriebs und eine Unterschrift des Sachbearbeiters.

Komplettes Muster: So sieht ein KVA von uns aus

Damit Sie ein Gefühl dafür bekommen, wie unser KVA aussieht, hier ein anonymisiertes komplettes Beispiel für ein iPhone 14 Pro mit Wasserschaden:

Was unser KVA NICHT enthält (und warum)

• Keine Garantie auf die Reparaturdurchführung: Der KVA ist eine Kostenschätzung für die Versicherung, kein Reparatur-Auftrag. Sie können entscheiden, ob Sie reparieren lassen oder die Auszahlung wollen.
• Keine Wertgutachten: Der Wiederbeschaffungswert ist ein Marktwert-Hinweis basierend auf aktuellen Marktdaten. Bei strittigen Fällen kann die Versicherung ein separates Gutachten verlangen, das ist dann ein neuer Auftrag.
• Keine Bewertung der Versicherungsdeckung: Ob Ihr Vertrag den Schaden überhaupt deckt, entscheidet die Versicherung selbst anhand Ihrer Vertragsbedingungen.

Häufige Fehler in KVAs anderer Anbieter

Wir sehen immer wieder, dass KVAs anderer Werkstätten von Versicherungen abgelehnt werden. Die häufigsten Gründe:

• Fehlende Seriennummer/IMEI → Gerät kann nicht eindeutig identifiziert werden
• Schadensbild zu kurz beschrieben („Display defekt" reicht nicht)
• Wiederbeschaffungswert fehlt → Versicherung kann nicht prüfen, ob Totalschaden vorliegt
• Netto und Brutto vermischt → bei Haftpflicht problematisch für fiktive Abrechnung
• Datum älter als 14 Tage → Versicherung verlangt aktuellen KVA
• Stempel/Unterschrift fehlt

All das passiert uns nicht. Wenn doch (sehr selten), greift unsere Akzeptanz-Garantie: Sie bekommen den gezahlten Festpreis zurück.

KVA-Muster: Pflichtbestandteile

KVA Schritt für Schritt aufbauen

1. Kopfdaten: Betrieb, Kunde, Datum und KVA-Nummer eintragen.
2. Gerät und Schaden: Modell/Seriennummer und Fehlerbeschreibung angeben.
3. Positionen auflisten: Ersatzteile und Arbeitszeit mit Einzelpreisen.
4. Summe und Hinweise: Gesamtkosten und Unverbindlichkeit ergänzen.
5. Prüfen und ausgeben: Vollständigkeit checken, als PDF ausgeben.

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